Fasi della comunicazione aziendale

Abilità comunicative: una delle condizioni più importanti per una comunicazione di successo tra le persone, la condivisione di informazioni e il raggiungimento del risultato desiderato. L'etichetta commerciale è entrata in vigore dall'avvento delle relazioni di mercato. Molte culture gli danno una nicchia separata nei rapporti tra le persone, elevandole al rango di cerimonie. E questo sta dando i suoi frutti, perché l'etichetta aziendale contribuisce a stabilire un contatto con un partner e il successo di un'azienda dipende in larga misura dal comportamento delle persone durante una riunione di lavoro.

A differenza della normale comunicazione quotidiana, la comunicazione aziendale ha i suoi principi chiari e mira a raggiungere un determinato obiettivo attraverso l'accordo e l'adempimento degli obblighi. L'ambiente aziendale consente di creare nuovi contatti utili su cui si basa il successo dell'azienda. Ma non sempre i futuri partner possono simpatizzare tra loro e trovare punti di contatto.

Il contatto aziendale comporta benefici. A parità di condizioni, vincerà la persona che esercita la conoscenza e le regole dell'etichetta aziendale. È facile seguire l'esempio dell'interazione di due uomini d'affari, uno dei quali porta facilmente e naturalmente l'interlocutore alle conclusioni di cui ha bisogno, e il secondo non ha abilità comunicative o eloquenza e deve perdere di volta in volta opportunità di business redditizie.

Pertanto, la comunicazione aziendale è un sistema di competenze che include un intero complesso di comportamenti comunicativi:

• cultura della comunicazione (adottata in un particolare paese);
• oratorio;
• etica aziendale (norme e regolamenti);
• psicologia delle relazioni;
• la logica della costruzione del linguaggio (orale e scritta);
• immagine;
• timbro e intonazione.

Nel mondo moderno, la comunicazione d'impresa è presentata in diverse forme contemporaneamente:

• Conversazione d'affari - è una comunicazione verbale o virtuale tra colleghi o partner, che mira a discutere i problemi aziendali. Molto spesso, una conversazione si svolge tra i partecipanti in una sfera aziendale che capiscono le specifiche di questo dialogo e sono in grado di supportare una conversazione su un argomento professionale ristretto.
• Incontro di lavoro - una discussione ben diretta, i cui compiti comprendono la risoluzione degli attuali compiti organizzativi, l'analisi delle informazioni disponibili per i partecipanti, la costruzione di una linea di ulteriori comportamenti, l'elaborazione e le decisioni di voicing.

• Corrispondenza commerciale - Questa è una comunicazione ufficiale attraverso una lettera commerciale, escludendo qualsiasi manifestazione di familiarità o gergo. Una lettera commerciale è un documento contenente una lettera commerciale e rilasciata secondo tutti gli standard di corrispondenza commerciale. Di norma, sia una forma cartacea che elettronica di una lettera commerciale è fornita di un logo, dati di indirizzo di una società o istituzione. Anche in lettere d'affari sono stati osservati alcuni markup sulla pagina.
• Parlare in pubblico - interazione tra chi parla e chi ascolta. Questo tipo di comunicazione aziendale è complesso e richiede eloquenza. L'oratore dovrebbe essere il più competente possibile nella domanda con la voce e avere le capacità di parlare, interessare e convincere il pubblico.Con il tipo di presentazione del materiale, un discorso pubblico può essere informativo (relazione), incoraggiante (agitazione), persuasivo (discorso solenne).

Comprendere le specificità e l'importanza della comunicazione aziendale porta alla conclusione che può e deve imparare.

Il rispetto delle regole del galateo aziendale è necessario per costruire con successo relazioni commerciali tra partner commerciali, colleghi, diplomatici di diversi paesi. La cultura e il comportamento commerciale possono differire notevolmente tra loro, ma Ci sono standard di comportamento generalmente accettati che devono essere osservati da qualsiasi persona che si rispetti, indipendentemente dall'appartenenza ad una particolare società.

• Puntualità. Nell'ambiente aziendale, il detto "Il tempo è denaro" è pertinente, quindi essere in ritardo per le riunioni e mantenere il proprio interlocutore in attesa è il massimo dell'eteticità.
• Obbligo. L'adempimento degli impegni è la base della buona reputazione, senza la quale è impossibile un'interazione riuscita in un ambiente aziendale.
• Riservatezza. La capacità di mantenere riservati i dati riservati, di rispettare i segreti aziendali è una delle condizioni per la fiducia reciproca e la piena cooperazione.
• Atteggiamento rispettoso. Il rispetto per l'interlocutore, la capacità di ascoltare, di penetrare ciò che è stato detto, ha per sé, apre ampie opportunità per stabilire un contatto. Questa abilità è utile anche quando si interagisce con dipendenti e subordinati.

• L'autostima. Per quanto riguarda la percezione di se stessi nel processo di comunicazione, si dovrebbe essere in grado di trovare la "via di mezzo". Rispondere tranquillamente alle critiche o ai consigli, ma anche a non permettere a te stesso di manipolare, di essere in grado con dignità di fermare i tentativi di pressione, di riportare la conversazione nella giusta direzione.
• Oratorio. La capacità di esprimere chiaramente i propri pensieri, trasmettere il significato del discorso all'interlocutore, senza intasare la frase con parole inappropriate e senza allontanare il pensiero dall'argomento della conversazione. Questa capacità non è data a tutti per natura, quindi l'oratorio deve ricevere tempo nella sua formazione.
• Alfabetizzazione. La purezza della parola dipende in gran parte dall'alfabetizzazione della persona e la capacità di scrivere senza errori è un requisito obbligatorio in un ambiente aziendale.
• Aspetto. Nel mondo moderno, esiste già un dress code stabilito (codice abbigliamento), che implica una certa forma di abbigliamento per visitare il luogo di lavoro, gli eventi, le organizzazioni o gli stabilimenti. Di solito questi sono tailleur per uomo e donna, un set standard di gioielli e accessori. Nel caso della prima visita a un'organizzazione o un evento sconosciuto, è necessario conoscere in anticipo il codice di abbigliamento adottato.

La struttura della comunicazione aziendale può essere suddivisa in quattro fasi, la cui sequenza consentirà di ottenere il massimo effetto nei negoziati.

Qui la prima impressione è di primaria importanza. Preparandosi per un incontro con l'interlocutore, sarà utile lavorare in anticipo con le informazioni: la cerchia degli interessi dell'interlocutore, l'ambiente e le peculiarità della sua cultura, le regole e le tradizioni importanti per l'interlocutore. Questo ti permetterà di sentirti più sicuro e con il dovuto rispetto per quelle o altre caratteristiche del partner.

Prime frasi correttamente costruite - la chiave del successo di ulteriori comunicazioni. Devi iniziare ad attirare l'attenzione e la posizione dell'avversario verso te stesso. Ciò aiuterà la comune cordialità umana, la cortesia, un cortese interesse per la persona dell'interlocutore, la pronuncia del suo nome.

Nel processo di discussione dei compiti, è necessario sintonizzarsi con l'interlocutore su una "onda". Questo risultato può essere raggiunto se osservate attentamente lo stato emotivo del partner o l'atmosfera emotiva generale all'interno del gruppo, se stiamo parlando di negoziazioni con il pubblico.

La conoscenza di tre canali principali di percezione: vista, udito e cinestetica (inclusi tatto, olfatto, posizione del corpo, gesti e espressioni facciali) contribuirà a sintonizzarsi con l'interlocutore.

Concentrazione diretta sul tema dell'incontro, discussione di problemi e compiti. L'obiettivo di questa fase è raggiungere un accordo il più soddisfacente possibile per entrambe le parti.

Nella terza fase vengono utilizzate diverse fasi, di cui l'essenza del contatto consiste:

• identificazione dei motivi e degli obiettivi dell'interlocutore;
• mantenere l'attenzione: è importante vedere il filo conduttore della conversazione, non trascurare e non saltare da un argomento all'altro;
• argomentazione e convinzione: si applica in caso di divergenze di opinione;
• fissare il risultato è un momento critico nella conversazione, quando la comunicazione su questo argomento dovrebbe essere completata, indipendentemente dai risultati, questa sensazione interiore viene dall'esperienza e dipende dall'osservazione, dalla capacità di percepire chiaramente i minimi cambiamenti nel background emotivo dell'interlocutore.

L'impressione generale dell'incontro è formata all'ultimo stadio della comunicazione aziendale e viene registrata in modo più vivido nella memoria. Pertanto, la capacità di completare correttamente la conversazione può essere un fattore determinante per un'ulteriore cooperazione.

Com'è bello comunicare, guarda nel seguente video.