Etica e regole di base della comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale è una modalità di comunicazione tra le persone nel processo della loro attività imprenditoriale o l'esecuzione delle mansioni lavorative. Cioè, questo è un tipo di comunicazione che è associato al processo di produzione di un prodotto o alla fornitura di un servizio e non è correlato a relazioni personali o sociali tra persone.

Le comunicazioni commerciali civilizzate si basano sull'osservanza da parte dei partecipanti di alcune regole e regole non scritte che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi stabiliti dalle parti e al mantenimento di buoni rapporti commerciali tra loro necessari per ulteriori interazioni reciprocamente vantaggiose.

La principale differenza dei rapporti commerciali da qualsiasi altra è la loro regolamentazione. Ciò implica l'esistenza di certi limiti nelle relazioni determinate dalle tradizioni culturali, dai principi morali universali e dai requisiti dell'etica professionale.

L'etica della comunicazione aziendale è una delle componenti dell'etica generale, che possiede tutte le caratteristiche di quest'ultima. In senso generale, questo concetto può essere visto come una sorta di portafoglio di idee sulla moralità, le sue norme e regole che guidano le persone nelle loro relazioni reciproche nel processo delle attività di produzione.

I principi di base dell'etica aziendale sono:

• ottenere benefici dal numero massimo di partecipanti in una relazione d'affari;
• garantire parità di accesso per tutti i partecipanti in relazione all'oggetto di una relazione d'affari.

Nella comunicazione aziendale, la contraddizione tra le norme etiche e l'essenza stessa dell'attività imprenditoriale, che gli imprenditori decidono in modi diversi, è sempre molto acuta. In ogni caso, questa soluzione si riduce ad una delle posizioni principali:

• L'essenza della posizione pragmatica o il principio dell'utilitarismo è che l'etica e il business sono concetti incompatibili. La cosa principale - per ottenere la massima redditività con qualsiasi mezzo. Parlando di moralità, responsabilità sociale e standard etici, gli imprenditori che aderiscono a questo punto di vista, cercano di evitare.
• La posizione civica o il principio dell'imperativo morale si basa sul fatto che è l'etica che può aiutare a massimizzare i profitti, espandere o rafforzare i contatti commerciali, introdurre e rafforzare regole etiche di comportamento nella società nel suo complesso, che non può che contribuire ad una ulteriore prosperità degli affari.

L'etica degli affari oggi usa la conoscenza da vari campi (etica, psicologia, organizzazione scientifica del lavoro).

Ci sono diversi compiti base di etichetta:

• La presenza di determinati standard di comportamento stabiliti e la necessità di rispettarli semplificano la procedura di comunicazione sia con altre organizzazioni che all'interno della forza lavoro, poiché lavorare secondo modelli generalmente accettati è molto più rapido e semplice. Osservando l'etichetta aziendale, i partecipanti alle comunicazioni immaginano con precisione cosa aspettarsi gli uni dagli altri.
• L'etichetta contribuisce a mantenere normali relazioni con i rappresentanti dell'ambiente esterno dell'organizzazione, nonché a creare un ambiente di lavoro nel team.
• Supporta anche il conforto morale di ogni partecipante alla comunicazione. Nella vita di una persona, la stabilità mentale è spesso più importante del comfort fisico. La presenza delle regole delle relazioni professionali contribuisce alla soddisfazione professionale di una persona.

I principi di base dell'etichetta aziendale si basano sul fatto che quando si prende una decisione, si dovrebbe fare in modo che i limiti delle azioni siano combinati con i valori morali di altri partecipanti alla comunicazione e possano essere coordinati con i loro interessi. Allo stesso tempo, il coordinamento dovrebbe avere un obiettivo moralmente giustificato, per il raggiungimento del quale dovrebbero essere utilizzati solo strumenti di rilevanza etica.

Ci sono diversi principi di base:

• Interpersonale. Qualsiasi comunicazione, compresi gli affari, si svolge tra persone con le loro caratteristiche personali. E nonostante il fatto che la comunicazione tra loro abbia un focus professionale, le relazioni interpersonali influenzeranno ancora il processo di interazione.
• Continuità. L'essenza di questo principio sta nell'iniziare un contatto costante da parte dei partecipanti alla comunicazione, se si trovano nel campo visivo reciproco. Partendo dal fatto che le persone comunicano sia i mezzi verbali che quelli non verbali, condividono costantemente tra loro determinate informazioni, alle quali ciascun partecipante comunica il proprio significato e trae le proprie conclusioni.
• Purposefulness. Ogni interazione ha un obiettivo specifico o diversi obiettivi. Tuttavia, possono essere espliciti e impliciti. Parlando al pubblico, l'oratore ha il chiaro obiettivo di trasmettere al pubblico un certo materiale, e implicito - per esempio, per dimostrare al pubblico la sua notevole intelligenza ed eloquenza.
• Multidimensionalità. Questo principio implica che nelle relazioni commerciali non solo lo scambio di informazioni, ma anche la regolamentazione dei rapporti tra le parti. Cioè, nell'interazione professionale, i suoi partecipanti trasmettono gli uni agli altri il loro atteggiamento emotivo, che funge da regolatore dei loro rapporti commerciali.

Sulla base dei suddetti obiettivi e principi di etica aziendale, possono essere formulate regole etiche professionali, che sono ugualmente necessarie per l'osservanza sia dei dipendenti ordinari nella squadra, sia del manager o del proprietario dell'impresa.

Sono uno degli strumenti chiave per il successo in una professione o in un'impresa:

• Precisione e puntualità. Come membro di una relazione professionale o commerciale, non dovresti mai cercare di arrivare in ritardo al lavoro, a una riunione oa un incontro di lavoro. Dopotutto, il grado di rispetto e di fiducia in una persona che si mantiene sempre in attesa e nello stesso tempo spreca il tempo delle altre persone diminuisce rapidamente. Questa qualità da parte di altri parla dell'impossibilità di adattarsi al ritmo moderno della vita, inaffidabilità. È anche importante apprezzare il tempo degli altri e non portarlo a conversazioni inutili senza il loro permesso.
• Organizzazione efficiente dello spazio di lavoro. Il posto di lavoro può descrivere eloquentemente il suo proprietario. È chiaro che se è tenuto in ordine, lo stesso si può dire dei pensieri di una persona.Inoltre, consente di risparmiare notevolmente sui tempi di lavoro. In effetti, potrebbe essere necessario molto tempo per trovare il documento giusto sul desktop ingombro di documenti.
• Comunicazione educata e rispetto per gli altri. Nei rapporti commerciali, è importante rispettare e sforzarsi di comprendere l'interlocutore, essere in grado di mettersi al suo posto e guardare la situazione attraverso i suoi occhi. Insulti e umiliazioni nel campo professionale sono inaccettabili, così come urla, espressioni "forti" e maleducazione. Devi essere in grado di agire non solo per i loro interessi. In questo caso, non è necessario mostrare eccessivo altruismo. Questo tipo di comportamento può parlare di eccessiva morbidezza.

• Aspetto corrispondente alla situazione. Dovresti sempre ricordare che l'aspetto è una componente importante della comunicazione aziendale. La cosa principale nell'immagine non è la presenza di attributi costosi, ma pulizia e accuratezza. Se l'ufficio ha adottato un certo stile di abbigliamento, allora è meglio aderire ad esso, in modo da non causare un atteggiamento negativo nei confronti di se stessi, sia da parte del management che da parte dei colleghi.
• Atteggiamento di lavoro. Se un dipendente si concentra sui risultati, ciò ha un effetto positivo sulla sua carriera e sull'efficienza dell'azienda. L'atteggiamento "incautamente" non causa mai fiducia. Con tali impiegati, la società non può sperare di raggiungere i suoi obiettivi.
• Gesticolazione ristretta Non dimenticare lo spazio personale. L'etichetta aziendale non accetta contatti tattili tra i partecipanti alle comunicazioni. Baci e tocchi non sono ammessi. L'unica cosa che può accadere è una stretta di mano. Vale anche la pena di ridurre al minimo i vari gesti e le espressioni facciali, perché utilizzandoli si può facilmente identificare l'understatement o l'incertezza. La schiena dovrebbe essere dritta, l'aspetto dovrebbe essere fermo e i movimenti dovrebbero essere chiari.

• Regole per tutti Il galateo aziendale è uno per tutti, sia per il maschio che per la femmina. Una donna d'affari può anche stringere la mano all'interlocutore. Tuttavia, non può flirtare, lanciare uno sguardo inequivocabile o borbottare. Le caratteristiche della natura della parte di una relazione d'affari non dovrebbero essere rese pubbliche. Gravità e moderazione: queste sono le regole di base da seguire in un ambiente di lavoro.
• Conformità alla gerarchia. Nella comunicazione aziendale, il principio di gerarchia non viene in primo piano nel genere. Cioè, lo stato di un dipendente è determinato dal suo posto sulla scala dell'ufficio. La subordinazione è una delle regole più importanti nelle relazioni commerciali.
• Rapporti all'interno della squadra. Raggiungere gli obiettivi dell'azienda è impossibile senza una squadra efficace. E una buona squadra è costruita sulla giusta interazione tra i suoi membri (relazioni lisce, assenza di "favoriti" e "vittime", l'inammissibilità delle relazioni personali).

• riservatezza. I dipendenti devono essere in grado di mantenere informazioni riservate, segreti ufficiali, non coprire la situazione in azienda, monitorare la protezione dei dati personali.
• Tono aziendale in lettere. Nella corrispondenza inviata per conto della società o in risposta a qualsiasi documento, è necessario seguire le regole della corrispondenza commerciale.

In una società tradizionale in relazione ai valori e alle norme dell'etichetta aziendale in un'organizzazione Esistono diversi tipi di comportamento umano:

• "Disciplinato" - un dipendente dedicato dell'organizzazione che accetta pienamente le norme di comportamento adottate in lei e si comporta in modo tale da non creare un conflitto di interessi (il suo e l'azienda).
• "si adatta" - Un dipendente che si comporta in conformità con gli standard generalmente accettati in azienda, ma non accetta i suoi valori. Nonostante il fatto che un dipendente del genere segua le regole, non può essere definito fedele e fedele all'azienda. In condizioni estreme per lui, potrebbe commettere un atto che va contro i valori dell'azienda.
• "Original" - il tipo di dipendente che condivide i valori dell'azienda, ma le norme di comportamento stabilite in esso sono inaccettabili per lui. A tale riguardo, una tale persona potrebbe avere conflitti con la direzione e i colleghi. Il successo dell'adattamento di un tale dipendente è possibile solo se l'azienda, in via eccezionale, gli consente di non seguire gli standard generali.
• "Rebel" - un dipendente per il quale i valori e le regole stabilite nell'organizzazione sono estranei. Nonostante gli avvertimenti, abbatte le barriere e si scontra costantemente con gli altri a tutti i livelli della gerarchia. La necessità di aderire a determinati modelli è percepita da loro negativamente. La ragione di ciò potrebbe essere la riluttanza a comprendere il significato delle norme e dei valori proprietari e la mancanza di competenze necessarie per questo.

Le caratteristiche della comunicazione, dovute a doveri professionali o esigenze aziendali, dipendono dal livello o da quali livelli di gerarchia di gestione si verificano. Considerare ogni tipo di interazione separatamente.

Il contenuto principale delle regole etiche nella comunicazione tra subordinato e capo è ridotto a Alcuni punti salienti:

• Subordinato al suo comportamento dovrebbe aiutare a mantenere una confortevole atmosfera psicologica nella squadra e aiutare il suo capo in questo.
• Un tentativo da parte di un subordinato di guidare un superiore sarà considerato una manifestazione di non osservanza del principio gerarchico e della mancanza di rispetto. Il subordinato ha il diritto di esprimere la sua opinione alla testa, ma nella forma corretta e tenendo conto della sua posizione.
• Non è consentito un tono categorico quando si comunica con la gestione.
• L'appello alla testa della testa è considerato inaccettabile.

Le caratteristiche della categoria di relazioni verticalmente dall'alto verso il basso sono determinate dalla regola: con i subordinati, è necessario costruire relazioni come si vorrebbe che fosse la relazione con il leader.

Il manager deve:

• cercare di creare una squadra coesa che cerchi di raggiungere obiettivi comuni;
• scoprire le ragioni delle difficoltà che si presentano nel processo di attività professionale;
• attirare l'attenzione dei subordinati su ordini incompleti della direzione;
• per apprezzare i meriti dei loro subordinati;
• fidati dei tuoi subordinati;
• ammetti i tuoi errori;
• trattare tutti i dipendenti allo stesso modo.

La testa non può:

• criticare l'identità del dipendente;
• fare commenti con altri subordinati;
• mostrare ai dipendenti che il manager non ha il controllo della situazione.

L'essenza delle regole del galateo relative alla direzione delle relazioni orizzontalmente, è rispettare il principio dell'empatia, cioè immaginarti come tuo collega.

Ecco alcuni esempi di regole di galateo dipendente-dipendente:

• chiamare i colleghi per nome, perché il percorso per costruire amicizie sta nel nome di una persona;
• sorridi e sii amichevole con i colleghi;
• prova ad ascoltare i colleghi, non solo te stesso;
• considerare ogni dipendente come un individuo;
• tratta i tuoi colleghi nel modo più imparziale possibile;
• cercare di condividere le responsabilità quando si eseguono attività comuni;
• non fare promesse impossibili

Imparerai di più sulle più importanti abilità di comunicazione aziendale nel seguente video.