Etichetta ed etica della corrispondenza commerciale

La realtà aziendale moderna è tale che solo il 15% degli imprenditori di medie e grandi dimensioni che cercano di rafforzare le loro posizioni nel mercato raggiungono i loro obiettivi. È per questo motivo che la rilevanza dell'etichetta aziendale aumenta moltiplicandosi, poiché l'inosservanza delle sue norme, per una serie di altri motivi, porta spesso a una rottura di relazioni commerciali utili.

In un'interpretazione ampia dell'etica è chiamato un insieme di principi generali volti a regolare le relazioni sociali. Di conseguenza, l'etica delle relazioni commerciali affronta le questioni relative all'ordine adottato e allo stile di interazione nella sfera aziendale.

Gli aspetti etici dettagliati dei rapporti commerciali sono l'etichetta aziendale, tra cui, ad esempio, la procedura per condurre trattative, le regole del comportamento aziendale, tradizioni e rituali aziendali, elementi di subordinazione, modi e stili di comunicazione e scrittura, nonché questioni di correttezza nel trattare con partner e colleghi di lavoro.

Il significato dell'etica e dell'etichetta, come componente, sta nel fatto che la base normativa che è emersa come risultato di una lunga pratica semplifica notevolmente la comunicazione, creando un contesto comprensibile e accessibile nella sfera aziendale che consente di raggiungere correttamente gli obiettivi e di risparmiare significativamente tempo.

In altre parole, stiamo parlando di un algoritmo speciale per risolvere i problemi aziendali, che ci consente di impostare e raggiungere con successo gli obiettivi aziendali desiderati in modo razionale e senza conflitti. Il livello di proprietà di questo algoritmo ci consente di trarre conclusioni dirette sul grado di professionalità di un partner commerciale o di un avversario in una controversia commerciale.

In questo contesto, è importante aderire ai seguenti principi generali:

• puntualità ovunque e in tutto;
• sicurezza delle informazioni;
• suono altruismo;
• favorevole, appropriato all'immagine dell'ambiente aziendale;
• discorso orale e scritto competente;
• seguendo le regole della cultura del linguaggio aziendale.

I tipi di corrispondenza commerciale sono diversi e, con un certo grado di convenzionalità, possono essere suddivisi in due tipi principali:

• interstatale - tra le organizzazioni statali, gli uffici di rappresentanza degli stranieri e i funzionari (varie note, memorandum e altre forme) sono elementi delle relazioni diplomatiche;
• commerciale - lettere di status semi-ufficiale utilizzate nel campo delle relazioni commerciali tra istituzioni e organizzazioni.

Lo stile di scrivere una lettera ufficiale, nonostante le differenze linguistiche e alcune tradizionali, ha una certa base comune e un gruppo di istituzioni sviluppato dalla pratica consolidata. Ad esempio, un numero di requisiti di direttività del protocollo, determinati dalla posizione dei ranghi del mittente e del destinatario, si basano sulle impostazioni iniziali di rispetto reciproco e correttezza. Pertanto, indipendentemente dal tipo di documento, strutturalmente deve contenere i seguenti elementi:

• ricorso (status ufficiale del destinatario);
• un complimento (lettera di fine educata);
• firma;
• data (giorno, mese, anno e luogo di scrittura del messaggio);
• indirizzo del mittente (cognome, stato ufficiale, indirizzo sono posti nella parte superiore o inferiore della 1a pagina della lettera).

Inoltre, ci sono un certo numero di regolamenti direttamente correlati alle lettere:

• le lettere commerciali sono scritte su carta intestata o fogli di carta unicamente sul lato anteriore;
• l'impaginazione è fatta in numeri arabi;
• i messaggi sono eseguiti in testo stampato;
• cancellature e correzioni non sono ammesse nel corpo del documento;
• il documento è testo piegato all'interno;
• tempo di attesa per una risposta alla lettera non è più di dieci giorni.

Il messaggio aziendale dovrebbe avere un obiettivo chiaro e contenere una domanda, e l'intero punto del testo dovrebbe essere completamente e completamente soggetto al suo contenuto, sia esso un'offerta di un'offerta, un'inchiesta commerciale o semplicemente informazioni pertinenti.

La classificazione dei messaggi aziendali è diversa e dipende dal loro orientamento funzionale e mirato. Ad esempio, le lettere sono:

• annunciando;
• ricordando;
• inviti;
• informobzory;
• disposizione;
• supporto;
• altri tipi.

Nella corrispondenza commerciale il più tipico:

• query;
• offrire;
• prenotazioni;
• reclamo;
• lettere di garanzia.

Come forma di comunicazione aziendale, nel senso stretto della definizione, le lettere sono divise in 2 tipi: business e privato-ufficiale.

Per gli affari includono la corrispondenza, maneggiare tra organizzazioni e istituzioni. Una lettera ufficiale-privata è un messaggio che viene inviato a un'istituzione da una persona privata o, al contrario, da un'istituzione - a una persona privata.

Ci sono un certo numero di regole di corrispondenza commerciale.

• La lettera dovrebbe stimolare l'emergere di interesse aziendale da parte del destinatario, in modo chiaro e sulla base di dati fattuali convincenti, mostrare i benefici della partnership e l'inopportunità di rompere i partenariati. Il testo dovrebbe essere incoraggiante e motivante per la cooperazione.
• La manifestazione di eccessive emozioni personali in una lettera commerciale non è il modo migliore per dimostrare il proprio caso e risolvere il problema.
• Per evitare il sovraccarico e l'intasamento del testo della lettera, è necessario evitare qualsiasi confronto figurativo, metafore, allegorie e iperbole.
• Per una presentazione chiara e concisa dell'argomento, è meglio usare frasi semplici, evitando particolari e dettagli eccessivi. L'idea di base del messaggio dovrebbe essere supportata solo da argomenti rilevanti, che di solito vengono inseriti negli allegati alla lettera (grafici, grafici, dati digitali).
• Nel testo dovrebbero essere assegnati paragrafi, ognuno dei quali, che rappresenta un pensiero indipendente, inizia con una nuova riga.

• In un messaggio scritto da un'azienda, aggettivi descrittivi, chiarimenti e dettagli aggiuntivi non dovrebbero essere usati. Alla fine della scrittura, è consigliabile controllare il documento ed eliminare le frasi che non portano il reale contenuto semantico.
• L'alfabetizzazione è un elemento fondamentale del testo. La presenza di errori ortografici e altri nel messaggio non è accettabile.
• Specificare l'oggetto della lettera è obbligatorio. Il soggetto nei documenti dovrebbe essere riflesso brevemente e con capacità, consente di risparmiare tempo durante la lettura e caratterizza positivamente il mittente. Se la lettera viene inviata per e-mail e contiene informazioni particolarmente importanti, dovrebbe essere fornita una speciale "bandiera" disponibile nel servizio elettronico.
• Una buona leggibilità del testo è fornita dai caratteri Arial o Times New Roman con una dimensione media del carattere. Con speciali esigenze, le idee chiave sono consentite in corsivo o grassetto.

• Nel testo è utile usare sottotitoli (3-4), che forniscono una comprensione più semplice del testo dichiarato.
• Le enumerazioni, gli elenchi e gli elenchi si realizzano al meglio usando marcatori speciali.
• Modello aziendale (schema) - un eccellente indicatore di efficienza e obiettività nella comunicazione aziendale.È particolarmente rilevante nell'aspetto aziendale, perché consente di distinguersi in una luce favorevole e rispettare lo stato ufficiale.

La struttura del messaggio aziendale è tipica. Tradizionalmente contiene:

• introduzione;
• la parte principale;
• Infine.

L'introduzione riassume lo scopo della lettera. La parte principale descrive l'essenza del problema. In conclusione, è auspicabile riassumere il contenuto della parte principale, ad esempio, sotto forma di conclusioni. "Postscript" e vari tipi di note a piè di pagina non sono desiderabili.

In conclusione, frasi inappropriate che assomigliano a manipolazioni, come: "Spero in una collaborazione reciprocamente vantaggiosa", e così via. È meglio dire addio in una lettera commerciale con frasi semplici: "Saluti", "Cordiali saluti" e così via.

Nella parte inferiore del messaggio sono indicati: F. I. O., stato ufficiale, nome dell'azienda, è firmato. I numeri di contatto sono anche indicati.

Tabelle e grafici sono allegati in un file separato (pacchetto), che indica questo alla fine della lettera. Se esiste un gruppo di investimenti, viene loro fornito un inventario con i nomi.

Puoi usare abbreviazioni e abbreviazioni speciali solo se sei sicuro che il destinatario le capirà.

Per rendere il testo più rigoroso e coerente dal punto di vista logico nel vocabolario aziendale, le seguenti frasi vocali vengono utilizzate come raccoglitori:

• per questo motivo;
• basato su quanto sopra;
• per questo;
• secondo i dati;
• su questa base;
• tenendo conto;
• e altri

Nello spazio virtuale, l'interazione commerciale, che rappresenta la comunicazione in una miniatura, è specifica e non richiede meno la conformità con le regole di etichetta pertinenti. Il lavoro competente con la lettera, in conformità con la pratica, implica l'implementazione delle seguenti osservazioni riguardanti lo scopo, gli standard linguistici, la struttura e il formato.

• La formula del tema deve corrispondere esattamente al soggetto indicato nel testo. Ciò consente di adattare rapidamente il lettore all'umore aziendale desiderato.
• Il volume ottimale del documento inviato via e-mail, inserito nello "schermo unico", con una quantità massima di testo - un foglio in formato A4.
• La dimensione ottimale degli allegati: non più di 3 MB.
• I file inviati sono raccomandati per essere "impacchettati" in archivi di codifica zip o rar standard. Altri sono spesso bloccati durante la spedizione.
• I collegamenti ipertestuali devono essere standard (blu, sottolineato).
• La risposta al destinatario dovrebbe essere posta in cima, all'inizio della lettera, e non al di sotto. Questo salva il corrispondente dallo scrolling eccessivo e forzato del testo precedente.

• È necessario utilizzare la lingua della lettera, il partner più comprensibile. La questione dell'opportunità di utilizzare nel messaggio professionalità, vocabolario aziendale, espressioni gergali e abbreviazioni (soprattutto nella corrispondenza esterna) viene decisa separatamente, a seconda del contesto e delle qualità dei partner di corrispondenza.
• È importante informare il partner della ricezione del suo messaggio: è un segno di buon gusto e una parte dell'etichetta aziendale, che mostra rispetto per lui.
• Dovrebbe essere risposto il più rapidamente possibile. Se per qualsiasi motivo non è possibile rispondere rapidamente, il partner deve essere informato della ricezione della sua lettera e indicare l'orario della risposta. Una pausa temporanea etica e confortevole prima di dare una risposta - 48 ore dopo aver ricevuto il messaggio. Dopo questo tempo, la persona di solito ritiene che il messaggio venga perso o ignorato. Una pausa eccessiva nella corrispondenza è spesso irta del rischio di perdere un partner e viene trattata negli affari come una violazione degli standard etici.
• Alla fine del messaggio devono essere inseriti i dettagli di contatto che sono specificati in tutte le lettere senza eccezioni, indipendentemente dall'ordine di distribuzione.
• Durante la spedizione, è importante prestare particolare attenzione ai problemi di privacy.

Per ulteriori informazioni sull'etichetta aziendale, consultare il seguente video.