Sottigliezze della comunicazione commerciale per telefono

L'arte della comunicazione aziendale è un aspetto importante della negoziazione e per molti anni non perde la sua rilevanza. L'intensità delle comunicazioni commerciali attraverso il telefono aumenta di anno in anno. E con lo sviluppo delle comunicazioni mobili, sta diventando uno dei principali modi di comunicare. Per fare conversazioni telefoniche è importante conoscere i dettagli e le regole della comunicazione aziendale.

Il telefono nel mondo moderno gioca un ruolo importante, perché con il suo aiuto comunichiamo con i nostri parenti, amici, colleghi, dirigenti e partner commerciali.

Quindi, durante una conversazione con una certa cerchia di persone, una persona applica la modalità di comunicazione appropriata e, ad esempio, non entrerà mai in dialogo con il suo capo come con un amico intimo. In questa situazione, viene utilizzato un tipo di comunicazione più ufficiale.

L'etichetta aziendale dovrebbe essere utilizzata anche dai dipendenti che conducono sondaggi di opinione pubblica, ricevono chiamate dai clienti o negoziano per telefono. Spesso, le conversazioni telefoniche di successo diventano la chiave per i buoni rapporti commerciali. E persino l'immagine di un'azienda può dipendere interamente dalla capacità dei dipendenti di condurre dialoghi intelligenti per telefono.

Attualmente, la maggior parte delle chiamate viene effettuata tramite dispositivi mobili. Utilizzando questo strumento di comunicazione, è necessario seguire alcune regole.

• Spegnere sempre il telefono o impostarlo in modalità vibrazione in occasione di un incontro di lavoro con un cliente, in una sala cinematografica, a un seminario.
• Un dispositivo mobile è più suscettibile al suono di un telefono fisso. Pertanto, in una situazione in cui, essendo in un luogo pubblico, è necessario condurre una conversazione personale senza un intervento esterno, puoi semplicemente parlare in silenzio e l'altra persona ti ascolterà.

• Non chiamare troppo forte al telefono. Può spaventare gli altri.
• Cerca di parlare brevemente. In presenza di terzi, la conversazione non dovrebbe durare più di 30 secondi, altrimenti c'è il rischio di apparire scortesi di fronte a una persona. Nel caso in cui vi siano validi motivi per una conversazione telefonica, ad esempio la malattia di un parente o una grande transazione, è necessario informare i presenti sulla situazione.
• Evita le conversazioni telefoniche durante un pranzo di lavoro. Se c'è un bisogno urgente di rispondere alla chiamata, allora dovresti lasciare il tavolo e parlare in un posto meno affollato.

Gli standard etici nella comunicazione telefonica sono importanti per il lavoro efficace dell'azienda. La cultura delle conversazioni telefoniche è un tipo speciale di comunicazione aziendale. La conoscenza delle regole del galateo aiuterà a rafforzare i legami commerciali e ad aumentare la redditività dell'organizzazione.

• È necessario salutare la persona con cui ci sarà una conversazione telefonica. Le frasi relative all'ora del giorno ("Buongiorno", "Buon pomeriggio" o "Buonasera") sono le più adatte a questo.
• Durante una chiamata di lavoro, è importante monitorare la propria intonazione. Per non spingere l'interlocutore, devi parlare in modo educato e calmo, evitando emozioni inutili.

• Dopo il saluto, è consigliabile presentarsi e dare il proprio nome, posizione e organizzazione.
• Se chiami una persona, devi sempre chiarire se per lui è conveniente parlare al momento.
• Secondo gli standard etici, è necessario prendere il telefono dopo la seconda o terza chiamata.
• Durante la conversazione non dovresti fumare, mangiare cibo o bevande.
• Se il chiamante è interessato a un altro dipendente dell'organizzazione, la conversazione dovrebbe essere reindirizzata a lui o attivare la funzione di attesa.
• In una situazione in cui hai il numero sbagliato, hai bisogno, senza fare domande inutili, di scusarti con l'interlocutore e di dirti addio immediatamente.
• Non chiamare mai al mattino presto, durante la pausa pranzo o prima della fine della giornata lavorativa.
• Il segretario o l'assistente possono effettuare o rispondere alle chiamate anziché al gestore.

• Puoi chiamare il numero personale di un partner o di un cliente solo se ti ha dato i suoi contatti. Ma nei fine settimana e nei giorni festivi tali chiamate sono proibite.
• Ci sono casi in cui la conversazione viene interrotta a causa della scarsa comunicazione. In questa situazione, chi ha chiamato per primo deve richiamare.
• Non ritardare la conversazione. Una lunga conversazione può annoiare l'interlocutore e causare risentimento. Se la comunicazione viene ritardata e lo scopo della conversazione non viene raggiunto, il cliente può richiamare il giorno successivo o organizzare una riunione personale.
• Dopo la fine della conversazione, si raccomanda di ringraziare l'interlocutore e salutare gentilmente con lui, dopo aver chiesto se aveva qualche domanda. Questa semplice azione renderà la conversazione completa e incoraggerà un'ulteriore collaborazione.

Per conversare telefonicamente, è necessario preparare con cura ed eseguire una serie di azioni specifiche. Consideriamo più in dettaglio i punti principali.

• L'interlocutore dovrebbe essere chiamato solo dopo che è stato elaborato un chiaro piano di conversazione. Per escludere dettagli minori, puoi creare un contorno grafico o schematico.
• Scrivi le domande importanti che devi ricordare per chiedere durante il processo di negoziazione.
• Preparare i documenti che potrebbero essere necessari nel processo di comunicazione (corrispondenza, relazioni, contratti).

• Verificare con l'interlocutore in anticipo un intervallo di tempo utile per effettuare una chiamata.
• Per registrare le informazioni ricevute, prepara un taccuino o un diario.
• Scopri l'elenco generale delle persone che parteciperanno alla conversazione per contattarli per nome e patronimico.
• Prima di comporre il numero, provare a sintonizzarsi in modo positivo, quindi il tuo stato emotivo, ovviamente, dovrebbe causare la posizione dell'interlocutore.
• Fare una conversazione telefonica, prendere in considerazione la sicurezza delle comunicazioni in ufficio, perché informazioni preziose potrebbero cadere nelle mani dei concorrenti.

Ci sono anche punti che dovrebbero essere esclusi e non consentiti nella prossima conversazione telefonica.

• Non è necessario discutere di questioni commerciali con una persona estranea o casuale. È meglio programmare un incontro personale.
• Non è consigliabile richiedere una decisione da una persona che non ha l'autorità per farlo o che crede diversamente. Può dare il consenso per telefono, anche se sarà un avversario di questa decisione.
• Non è necessario inoltrare richieste, se non vi è la certezza che l'interlocutore sia d'accordo con te e voglia aiutare.

Il ruolo del telefono nella comunicazione aziendale è duplice. Molto spesso, distrae dalle attività urgenti eseguite durante il giorno, ma allo stesso tempo accelera la soluzione di molte attività. Ecco perché è necessario imparare i principi delle conversazioni telefoniche che contribuiscono al suo uso più efficiente.

È molto importante disporre di una tecnica di comunicazione aziendale per i dipendenti il ​​cui lavoro specifico è nelle conversazioni telefoniche con i potenziali clienti. Molte aziende cercano di prendere contatto con il chiamante fin dalle prime parole per renderlo un vero cliente.

Le imprese competono utilizzando diversi modi per attirare i clienti. Una fase importante nella promozione dei servizi è la vendita telefonica, e quindi i gestori devono condurre il dialogo con i clienti correttamente e con tatto, altrimenti i contratti redditizi andranno ai concorrenti.

I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a raggiungere il successo nella comunicazione aziendale per telefono.

• Si consiglia di effettuare chiamate a una persona che ti ha fornito un servizio utile. Le parole di ringraziamento sono molto importanti per la futura collaborazione.
• Sorridi sempre mentre chatti. Il tuo sorriso e ottimismo sentiranno sicuramente l'abbonato.
• Nel processo di negoziazione, cerca di prevedere il corso dei pensieri dell'interlocutore.
• Non pronunciare mai parolacce o linguaggio colloquiale. Questo è contrario alla cultura della comunicazione.
• Usa espressioni e termini che saranno compresi dal chiamante.
• Non coprire il telefono mentre parli in parallelo con nessuno. Quindi mancanza di rispetto per l'interlocutore.
• Spiega la tua posizione con sicurezza e precisione, perché la precisione è la gentilezza dei re.

• I negoziati sono importanti per condurre rapidamente, rispondendo alle domande poste senza indugio e frasi complicate. Una pausa può essere giustificata solo nel caso in cui uno specialista è impegnato nella ricerca della documentazione necessaria per le negoziazioni. Se la pausa è stata ritardata, la persona ha tutto il diritto di interrompere la comunicazione.
• Nei momenti di telefono, comunicazione reale o virtuale, devi essere estremamente gentile. Gridare e parlare a voce alta sono considerati una violazione dell'etica.
• Saluta correttamente l'interlocutore, poiché l'abile completamento della conversazione non è meno significativo della parte principale del dialogo. Puoi dare l'opportunità all'altra persona di riagganciare prima. In tal modo si termina la conversazione su un'onda amichevole.

Ovviamente, per una comunicazione di successo via telefono è necessario avere una buona dizione. Per rendere il tuo discorso espressivo e la tua voce piacevole, usa le lezioni del seguente video.